Quy Trình Tiếp Nhận Đơn Hàng Giày OEM

Đơn hàng OEM được tiếp nhận và xử lý như thế nào?

Hiểu rõ quy trình tiếp nhận đơn hàng OEM giúp bạn chuẩn bị tốt hơn và chủ động hơn trong từng giai đoạn trao đổi. Bài viết này mô tả chi tiết từng bước trong quy trình Canaan tiếp nhận, phát triển và quản lý đơn hàng gia công giày OEM.

Trước khi bắt đầu sản xuất, mọi đơn hàng gia công giày OEM đều trải qua một quy trình tiếp nhận và đánh giá kỹ thuật. Quy trình này giúp xác định rõ yêu cầu, tránh hiểu nhầm và đảm bảo cả hai bên hiểu đúng về sản phẩm cần sản xuất trước khi cam kết thực hiện.

Bước 1: Nhận yêu cầu ban đầu và trao đổi sơ bộ

Quá trình bắt đầu khi khách hàng liên hệ và cung cấp thông tin ban đầu về sản phẩm. Ở bước này, đơn vị gia công cần nhận được ít nhất:

• Mô tả sản phẩm: dòng giày, đối tượng sử dụng, mục đích.
• Hình ảnh tham chiếu hoặc mẫu vật.
• Ước tính số lượng và dải cỡ.
• Thời điểm cần hàng dự kiến.

Không cần có tất cả thông tin ngay từ đầu, nhưng càng đầy đủ, bước tư vấn tiếp theo càng nhanh và chính xác.

Bước 2: Đánh giá kỹ thuật và phản hồi sơ bộ

Sau khi nhận yêu cầu, đơn vị gia công sẽ đánh giá:

• Khả năng sản xuất với thiết bị và quy trình hiện có.
• Các vật liệu tương thích và có sẵn.
• Những điểm cần làm rõ trước khi tiến hành.
• Ước tính sơ bộ về thời gian và chi phí.

Phản hồi sơ bộ thường được gửi trong vài ngày làm việc và bao gồm câu hỏi làm rõ nếu thông tin ban đầu chưa đủ để đánh giá đầy đủ.

Bước 3: Làm rõ yêu cầu kỹ thuật

Đây là giai đoạn trao đổi qua lại để thống nhất tất cả thông số kỹ thuật quan trọng trước khi làm mẫu. Các điểm thường được làm rõ ở giai đoạn này:

Về vật liệu

• Xác nhận loại vật liệu hoặc chọn vật liệu thay thế nếu yêu cầu ban đầu không khả thi.
• Đề xuất vật liệu tương đương nếu yêu cầu ban đầu không có sẵn hoặc vượt ngân sách.
• Xác nhận màu sắc theo bảng màu hoặc mẫu vật liệu thực tế.

Về kỹ thuật sản xuất

• Xác nhận về khuôn: dùng khuôn có sẵn hay cần làm khuôn mới?
• Phương pháp may và đường chỉ.
• Kỹ thuật gắn đế: dán keo, may hay phun.
• Phụ kiện và chi tiết trang trí.

Về nhãn và đóng gói

• Nhãn size, care label, nhãn thương hiệu.
• Đóng gói trong hộp, túi hay cuộn co.
• Yêu cầu in hộp nếu có.

Bước 4: Xác nhận mẫu tham chiếu hoặc mẫu vật

Trước khi làm mẫu sản xuất, đơn vị gia công có thể yêu cầu:

• Xác nhận bằng văn bản về yêu cầu kỹ thuật đã thống nhất.
• Gửi mẫu vật tham chiếu (nếu có) để kiểm tra cấu trúc trực tiếp.
• Ký xác nhận spec sheet hoặc tài liệu kỹ thuật cơ bản.

Bước 5: Báo giá chính thức và xác nhận đơn hàng

Sau khi đã làm rõ yêu cầu, đơn vị gia công đưa ra báo giá chính thức bao gồm:

• Đơn giá sản xuất (FOB hoặc theo thỏa thuận).
• Chi phí làm mẫu (nếu có).
• Chi phí khuôn (nếu cần làm khuôn mới).
• Thời gian làm mẫu và thời gian sản xuất dự kiến.
• Điều kiện thanh toán.

Sau khi khách hàng xác nhận báo giá, quá trình làm mẫu chính thức được bắt đầu. Để đặt hàng và bắt đầu quy trình tiếp nhận, liên hệ với chúng tôi qua Zalo.

Điểm cần lưu ý để quy trình tiếp nhận diễn ra hiệu quả

Để quy trình diễn ra nhanh và hiệu quả:

• Phản hồi câu hỏi làm rõ nhanh chóng để tránh gián đoạn tiến độ.
• Xác nhận yêu cầu bằng văn bản, không chỉ qua trao đổi miệng.
• Đưa ra quyết định về vật liệu và khuôn trước khi bắt đầu làm mẫu.
• Chuẩn bị sẵn thông tin về nhãn và đóng gói để tránh làm chậm tiến độ ở giai đoạn hoàn thiện.

Xem thêm quy trình gia công giày để hiểu toàn bộ các bước từ tiếp nhận đến bàn giao.

Zalo: 0941414422 — Hồng My

Một điểm quan trọng cần nhớ là khả năng sản xuất cụ thể sẽ được xác nhận sau khi đơn vị tiếp nhận đã xem đầy đủ mẫu tham chiếu và yêu cầu kỹ thuật. Thông tin ban đầu về số lượng và thiết kế giúp định hướng tư vấn, nhưng xác nhận chính thức sẽ đến sau giai đoạn đánh giá kỹ thuật. Điều này đảm bảo rằng các cam kết sản xuất đều dựa trên thông tin thực tế và có tính khả thi cao.

6. Checklist thông tin cần chuẩn bị để quy trình tiếp nhận diễn ra nhanh

Để quá trình tiếp nhận đơn hàng OEM diễn ra suôn sẻ và không bị kéo dài, hãy chuẩn bị sẵn các thông tin sau trước khi liên hệ:

• ☐ Hình ảnh tham chiếu hoặc mẫu vật từ nhiều góc độ.
• ☐ Tech pack hoặc mô tả kỹ thuật chi tiết.
• ☐ Bảng size và chuẩn size dự kiến.
• ☐ Ước tính số lượng đặt hàng lần đầu.
• ☐ Định hướng vật liệu mũ giày, đế và lót.
• ☐ File logo và yêu cầu gắn nhãn thương hiệu.
• ☐ Yêu cầu về đóng gói nếu có.

7. Lỗi thường gặp trong quá trình tiếp nhận đơn hàng OEM

Qua thực tế tiếp nhận nhiều đơn hàng, Canaan nhận thấy một số điểm thường làm chậm quy trình tiếp nhận:

• Thông tin không đầy đủ ở bước đầu: Khi khách hàng không cung cấp đủ thông tin, quy trình sẽ phải lặp lại nhiều vòng xác nhận. Chuẩn bị kỹ trước khi liên hệ giúp rút ngắn đáng kể thời gian này.
• Thay đổi yêu cầu sau khi đã xác nhận kỹ thuật: Thay đổi sau bước xác nhận kỹ thuật có thể đẩy lùi tiến độ về bước đánh giá ban đầu. Hãy xem xét kỹ trước khi xác nhận.
• Chưa rõ về quy trình làm mẫu: Nhiều khách hàng nhầm tưởng mẫu thử được hoàn thiện ngay sau buổi tư vấn đầu tiên. Thực tế, giai đoạn xác nhận kỹ thuật cần diễn ra trước khi tiến vào làm mẫu.

8. Câu hỏi nên chuẩn bị khi bắt đầu quy trình tiếp nhận đơn hàng OEM

Để buổi trao đổi đầu tiên hiệu quả, bạn nên chuẩn bị các câu hỏi sau: Sau khi gửi thông tin ban đầu, đơn vị phản hồi trong thời gian bao lâu? Bước đánh giá kỹ thuật cần bao nhiêu thông tin và tài liệu? Có thể hẹn gặp trực tiếp để trao đổi chi tiết không? Khả năng sản xuất sẽ được xác nhận ở giai đoạn nào? Tham khảo thêm tại trang quy trình gia công giày để nắm toàn bộ các bước từ tiếp nhận đến sản xuất.

Câu hỏi thường gặp

Từ khi liên hệ đến khi nhận được báo giá mất bao lâu?

Thông thường sau khi nhận đầy đủ thông tin sản phẩm, báo giá sơ bộ có thể được gửi trong vài ngày làm việc. Báo giá chính thức cần thêm thời gian đánh giá kỹ thuật chi tiết hơn.

Có thể bắt đầu làm mẫu trước khi thống nhất đầy đủ yêu cầu không?

Không nên. Làm mẫu khi yêu cầu chưa rõ ràng thường dẫn đến mẫu sai, cần làm lại nhiều lần và tốn thêm chi phí. Đầu tư thời gian để làm rõ yêu cầu trước sẽ tiết kiệm hơn về lâu dài.

Nếu thay đổi yêu cầu sau khi đã xác nhận, có ảnh hưởng gì không?

Thay đổi yêu cầu sau khi đã xác nhận có thể ảnh hưởng đến thời gian và chi phí. Nếu đã bắt đầu làm mẫu, thay đổi thiết kế hoặc vật liệu có thể cần làm lại mẫu từ đầu. Vì vậy, cần xác nhận kỹ trước khi bắt đầu.

Đơn vị có thể giúp tôi hoàn thiện tech pack không?

Trong một số trường hợp, đơn vị gia công có thể hỗ trợ xây dựng hoặc hoàn thiện tài liệu kỹ thuật cơ bản dựa trên mẫu tham chiếu. Trao đổi trực tiếp để biết phạm vi hỗ trợ cụ thể.

Bắt đầu quy trình tiếp nhận đơn hàng

Canaan tiếp nhận, phát triển và quản lý đơn hàng gia công giày OEM. Liên hệ Hồng My qua Zalo/Hotline 0941414422 hoặc gửi yêu cầu qua trang đặt hàng gia công. Địa chỉ làm việc: 103 Nguyễn Thị Nhung.